随着我国留学工作的不断发展，自费出国留学人数不断增加，自费出国留学人员档案的存放和管理已成为社会关注的问题。尤其是高校在校生、研究生和虽已毕业但未参加毕业分配的高校毕业生、毕业研究生、自动离职人员、辞职人员、在校高中生、高中毕业生等，他们或者尚未参加工作，或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都失去了公职和干部身份，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道即纳入无业人员范围，又会为出国和日后回国工作带来很多麻烦和困难。
为了更好地贯彻执行我国“支持留学，鼓励回国，来去自由”的留学工作方针，解除留学人员的后顾之忧，方便他们办理出国手续和回国工作派遣，教育部留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室，专门从事留学人员档案的管理工作。
据了解，目前自费出国留学人员档案管理主要存在以下问题。一是由于有关政策不够协调，有些自费出国留学人员尚不能选择委托管理人事档案的人才服务机构，致使他们在档案转递和充分享受国家留学政策等方面遇到了很多麻烦。比如在京有些学校、单位坚持把自费出国留学人员作为无业人员，将北京籍人员的档案转往街道办事处，将京外籍人员的档案转往原籍，使他们在办理出国留学手续和留学回国工作就业手续时遇到很多困难。如果本人坚持将档案调出街道办事处，即使本人还在国外学习，也必须凭招工证明办理就业手续，人为地造成了档案材料的不实；回国后，不管他们取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续，影响了他们正常的在全国范围内的就业派遣，也挫伤了留学人员回国工作的热情。二是由于有些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以至发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。
根据中组部、人事部1996年12月颁布的“流动人员人事档案管理暂行规定”强调，严禁个人保管人事档案。为了使出国留学人员在出国留学和回国工作的道路上多一些方便，少一些麻烦，教育部留学服务中心特提醒留学人员及其家长，不要因档案管理问题，人为地为自己或子女制造困难和遗憾。
据中国留学服务中心档案管理负责人介绍，留学人员档案室成立以来，深受广大留学人员的欢迎和信赖，也形成了不同于其他人才交流中心和社区服务中心的特点：
一是与“中心”的其他服务形成了较为完善的配套机制，留学存档人员不必到处奔波即可“一站式”办理（1）开具各种人事证明；办理公民因私出国（境）和往来港澳政审手续；（2）办理出国留学手续；（3）办理留学人员所获国外学历学位的认证（国务院学位委员会和教育部授权“中心”负责认证留学人员所获国外学位、学历证书）事宜；（4）记录留学经历，完善留学期间档案并办理档案转递；（5）办理回国工作派遣、落户手续（国家授权“中心”在全国范围内解决学成归国留学人员的工作派遣和落户问题）。
二是不仅解决了人才交流中心不能解决的尚未就业的中、高等学校、科研院所的在校生、毕业生的人事档案管理问题，同时也解除了他们的后顾之忧，学成回国后“中心”将在全国范围内为他们办理工作派遣和落户手续。否则，（以北京为例）他们只能作为无业人员将其档案存放街道或转回原籍，回国后，办理无业人员招工、就业登记手续。
教育部留学服务中心是国家级留学服务专业机构，留学人员档案室是留学人员人事档案的专门管理机构，其品牌，其服务赢得了社会和广大留学人员的认同和信赖，她会让每一位接受其服务的学人高兴而来满意而去。（留学人员存档指南见本期服务资讯）
出国留学人员存档指南
为了解决留学人员的实际困难，方便他们办理出国手续以及在全国范围内的回国工作派遣、落户，教育部留学服务中心“留学人员档案管理办公室”（以下简称“留学人员档案室”），专门从事留学人员档案的管理工作，让出国留学人员遇到的档案管理问题能够迎刃而解。
（一）留学人员档案室的服务对象是留学人员这一特定人群，因此她不同于其他任何人才交流中心，其突出特点如下：
1、与本中心的其他服务形成了较为完善的服务机制，留学存档人员不必到处奔波即可“一站式”办理有关出国留学和留学回国工作等各种手续：（1）因私出境（如办理因私护照等）政审手续；（2）出国留学手续；（3）国外学历学位的认证（国务院学位委员会和教育部授权本中心负责认证留学人员所获国外学历学位证书）；（4）完善留学人员档案，记录留学经历；（5）办理回国工作派遣、落户手续（国家授权本中心在全国范围内解决学成归国留学人员的工作派遣和落户问题）；（7）档案转递。
2、由此可以看出，档案室不仅解决了留学人员档案的存放、管理和完善问题，也因本中心的全方位服务为上述人员解决了学校、街道和其它人才交流中心不能解决的就业身份和在全国范围内的派遣、落户问题。
3、服务热情，管理规范，诚信为本，办事高效，所有服务一般都能做到立等可办。
（二）下列人员(不受地域限制)可在留学人员档案室存放档案：
1、国家公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派留学人员；
2、自费出国留学人员，包括在校高中生、高中毕业生、高等学校在校大学生、研究生、高校毕业生、毕业研究生、辞职或离职的原公职人员以及出国探亲、访友、陪读、移民等改为自费留学的人员；
3、赴中国香港和澳门学习的本科生、研究生以及其他已和原单位脱离关系的在上述地区的研修人员；
4、赴新加坡等国家留学的奖学金生（项目）；
5、暂未在国内落实工作单位的留学回国人员；
6、虽已落实工作单位，但因无就业身份和当地户口工作单位尚不能接收其档案的人员。
（三）存档手续
1、申请存档人员需持本人身份证或护照、国外教育机构的入学证明（上述文件均出示原件，递交复印件。）原单位介绍信及存档费办理存档手续。
2、申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具申请人的委托书、护照复印件和代办人的有效证件办理。
3、暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员需持我驻外使（领）馆教育处（组）开具的“留学回国人员证明”和所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。
（四）档案调出手续
存档人员因故未能出国留学，或留学未果，或学成回国，待国内就读学校（指继续在国内读书的）或工作单位落实后可办理档案调出手续。届时存档人员需持“委托管理人事档案合同书”（赴新加坡和港、澳等国家和地区学习的项目生免）、录用单位接收证明（继续在国内学校学习的，由学校出具接收证明）和调档通知单以及原交费收据到本室结清档案管理费并办理调档手续。委托他人办理的，除上述材料外，还需携带本人的书面委托书和代理人的有效证件如身份证、工作证等。
（五）档案管理费标准：
1、每份档案月收费20元。
2、为减少存档人员频繁交费的麻烦，长期存档人员需一次交清三年的档案管理费，三年内调出档案者，多交部分予以退还，三年后继续存档者，需按规定续交管理费。
3、短期存档人员按协议交纳档案管理费。
（六）存档期间为存档人员提供多种服务
1、协助具有大专以上学历人员办理自费留学资格审查；
2、办理申办护照和赴港、澳通行证的政审手续；
3、开具出生、亲属关系、未犯罪、学历、经历等有关人事证明；
4、为申请结婚登记人员开具婚姻状况证明；
5、为内地学生在香港高校毕业后留港工作签署赴港就业同意书；
6、为内地在港学习人员办理学生签注延期的报批手续；
7、为自费赴美留学人员办理J-1签证豁免申请手续；
8、收集整理存档人员出国留学期间形成的档案材料，完善留学期间的档案；
9、档案转递；
10、其它。
（七）联系方式：
通讯地址：北京海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案管理办公室
邮政编码：100083
电话：010－82301015（直拨），010－82301006转327
传真：82303958, 82303957
E-mail:dangan@stnet.cscse.edu.cn 网址：http//www.cscse.edu.cn
乘车路线：乘331、375、307、726、722、743、809、825、826（支线）、951和71路、16路小公共汽车到北京语言学院站下，进家属区南门向北行200米十字路口处路东。（供稿／教育部留学服务中心留学人员档案管理办公室主任 刘翠玲）