行事历软体(Datebook)
使用一个行事历软体，如原机的 Datebook，Datebook+，ksDatebook。或用整合型软体 ，如，agendus(actioname) ， Datebk4/5。如果可以知道日期或期限者，直接放入行事历，其余都依照不同性质放入不同的类别待办事项(Todo list)，这样行事历才能维持清爽，避免被太多的事件被写到行事历，维持行事历这一个“圣地”。
确定时间的杂事用datebook最合适。如果用datebook去管理事项，就又觉得只适合做具体的，确定时间日期的一些杂事。很多目前还不确定，或者并不一定要某天某时来做，或者定了一个时间到时没做继续往后推的话，datebook这种以时间为中心的方式就还是不太适合。datebk5一个很受欢迎的特性float event其实就是不定时间，今天没完成就继续往后推。而agendus我很喜欢他的地方也是todo和datebook放在一起显示，这些不那么确定的事情其实和datebook里定的是同类的。 个人管理指南www.istudy.info收集整理
●ksdatebook
●datebbook 4/5
●agendus
待办事项软体(To Do List)
To Do list比较适合用于把project的每个功作分到很细再来一项一项完成. 记得好像是在life balance俱乐部里有看过, 要比工作细分到可以在十五分钟, 最多不超过一个下午的时间. 细分到这种程度来用To Do List会比较好用.
用TO DO整理NEXT ACTIONS，而任务清单在MEMO中整理，如果NEXT ACTIONS太多，我会把一部分丢回Someday/Maybe，所以我的NEXT ACTIONS及WAITING FOR合计64个，DAILY REVIEW(清收件匣，整理TO DO PLUS内的NEXT ACTIONS及WAITING FOR，及两分钟以下的NEXT ACTIONS)花约30分钟。
有人觉得原机所附的 To Do List 比较没有效率，可以改用加强型 Todo ，如 Todo plus。或用整合型软体 ，如agendus(actioname) ， Datebk4/5。
●TODO分类设定
在 GTD 中文版一书 p. 35 那张工作流程图，当杂物经过处理之后，除了丢进垃圾桶外，其余共有下列几种类别的事件：
1) 也许/将来有一天 -> someday
2) 参考用 -> reference
3) 多步骤任务 (专案) -> project
4) 等候 (委派) -> waiting for
5) 下一步行动 (延后) -> Next action
6) 行事历 -> datebook
7) 执行 (两分钟内者，马上作)
Next Action 与 Project 之区别，Project 在此定义为多步骤的事件，Next Action 定义为单一步骤，Project 如果需要不一定是要每周才 Review，如果这是持续的计画，可以直接写到 Datebook，但是执行时之细部则看 Project。因此 Project 可能是行事历/someday/next action/... 等。
下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的个人分类设定方式:
Projects
又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件很大的project，在计画好之后，大部份都会有个outline之类的东西，可以把这个outline存在project的notes里，当作reference.todo只负责记下个步骤，而project需要的参考资料等等应该是另外放在其他地方的。也许可以搭配个out-line一起使用看看。另外，project独立一个类别，可能会比较容易review一点。review的时候就切换到project类别，然后，依序拿出各project的参考资料看看目前的执行状况、接下来该干嘛之类的，顺便把另外想到的东西加进来。
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