●TODO PLUS by katzel
把Todo list的类别项目主要以地点来分, 有Home, Work, Downtown; 也有例外, 如: Internet, Contact, 这是泛指只要能上线或有电话就能执行的项目, 所以不是地点, 而是所需设备的限制. 这样一来, 人在什么地方, 或是有什么设备, 就能依此去找出那些事是要做的.
再来是priority. 一般是设在3, 即重要, 但不紧急的事情; 若有紧急, 但较不重要的, 则设为2; 紧急且重要的, 当然是1了. 至于4及5, 则是不紧急, 且不重要的事. 一般是设为5. 除非有特殊情形才会往上提升一级. 反正本来就不急, 就等前面的事做完了再说.
再来是due date及filter的配合使用. 我喜欢Todo Plus的最重要原因是, 它可以只显示出明天, 或未来七日, 或当周及下周的待办事项. 这个可以让我一目了然, 知道未来的一周内有那些事要做, 并可以随时调整due date及priority.
有新的想法, 则一律先不设due date 及category, priority则先设于5. 等有时间安排时, 则要连同到期日一并设入, 这样可以给自己一些时间性, 限时执行, 不必怕一些想法就一直拖下去, 到头来还是空想. 对于中长期目标的管理是很有用的.
重覆性的事情, 则可以善用ToDo Plus的Repeat功能, 这又是一个我不得不用的优点. 看是要每隔几日, 几周, 几个月要重覆一次都可以. 如此就可以大胆放心的把所有routine的事情全设在里面, 这次做完, 它会自动再产生一个相同的项目, 在你所要的时间点上. 不必重覆一次次地输入相同的事项. 非常方便.
就先写到这里, 这是我对生活的全面性管理. 当然, 唯一的坏处就是, 如果哪天PDA挂了, 电脑中又没有即时备份, 那生活就会陷入完全的混乱了.个人管理指南www.istudy.info收集整理
● lifebalance
真正更麻烦的，是很多要做的事情，重要程度不同，时间不同，或者根本不确定，以后可能确定，或者定下来又改动，等等等等。这些，统统列在todo list里就太杂乱了，用树形结构也许能好一些，但是很多时候没有那么理想的逻辑关系，或者有，但是层次太深。这样，用任何todo增强都无法和life balance相比。因为life balance首先从地点上筛选掉了一批，然后从地点的open time筛掉一批，然后如果有时间要求，根据lead time，到时再提前出现，把不着急的又筛掉一批。剩下的，life balance给你计算排序。排出来看着肯定是比较杂乱的，不在一个层次。但是首先作重要的，花时间少的，然后是不那么重要，立刻可以做完的，然后是重要的，花时间多的，然后是不重要又花时间多的。这个顺序是很好的。刚开始的时候，很难把importance, effort,估计得很准，排序排得很好，没关系，第一life balance列出来的只是参考，不是法则。是人用，不是他用人。但这并不是不去学习放弃的藉甚。以后慢慢的自然会调节的更合理。有他在，可以把一些不重要的，现在不用挂在心上的东西抛在脑后，又不用担心需要的时候忘记，我想，这个是各种postit,记事本，todo最重要的作用把。
更重要的，需要选择先后的很多事情，只能用life balance来管理。这里面有很多技巧来使之可行，比如，强调action，立刻能做的action,每一个action时间要短，要分具体等等，其实都是把概念的层次逻辑落实到具体可行的具体事件。从树型结构的逻辑清晰的概念，到每天每时的todo list，变成平面的一维列表，一定会显得很杂乱，life balance则尽力把不适当的地点发生的事情筛掉，把很久以后的事情筛掉，把重要的排在前面。
想更进一步了解可参考Beginners GTD Guide (with LifeBalance)(英文)http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1
大纲或专案管理软体(outliner)
处理 project 或需要树枝状结构时，再用一个 outliner。例如 progect, bonsai, shadow plan。使用什么工具，应该只是个人习惯的问题，国外甚至有人用HandyShopper来作为outliner工具搭配DateBK4/5。
首先, 如果你可以把这件事画分成几个部分或阶段, 就开始切割它, 然后看要完成每个阶段有那些事情要做. 如果可以, 就再细分下去, 把它一层层地分解开来看, 到最细时的一层就是你要做的步骤, 也就是要连结到todo list的事项.
如果你还是没有办法来区分的话, 那就把你能想到要作的事都列出来, 先不要分层, 也不要分类, 就花些时间来想, 会有那些事情要做. 等事项列得差不多时, 再来回头看是不是有那些项目是彼此有关连的, 有没有重覆的, 甚至于你可以在回头检视时再想到还有什么要追加的. 再来才是把这些项目再整理成outline的格式, 这样就能比较容易了解有什么事要做的.
另外一种方式，就是GTD书中建议的方式，就是定出这个project的目标，然后再把所有想得到的相关的东西都全部列出来，列到再也想不出其他相关的东西之后，再来作组织的动作。
处在天马行空的散乱思考期, 可以用diddlebug将想到的涂鸦下来, 再利用抄送功能传到想归纳的程式.
●MEMO
可以将它当作"收件匣"，任何任务，念头，交代事项，我都随手纪录，可以和PALM DESKTOP同步。每天早上再作整理"杂务"的工作。
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