为什么你想拥有更多的时间-----目标
如果你想将你的时间管理得更好，第一步就是正如时间管理顾问亚伦．拉肯所说的，先问你自己这个问题：「我的目标究竟是什么？」
拿出一张白纸，写下你个人的终生目标，也就是你到八十岁回顾一生时所希望已完成的事。不是那种「希望幸福快乐」这种笼统的目标，而是某些确定的目标，比如像要到欧洲旅行，读完硕士学位，储蓄到某一笔数目的钱，拥有一幢度假别墅，减肥到某种体重，能说西班牙语……等等。
现在写下你的职业目标。不要写那些「薪水较高」「获得升迁」或是「名声较大」这些没有实质意义的目标，而要订出确切的目标，比如：得到某一数额的薪水，升迁到某一职位，或进入某种特定的单位等等。
然后做一个近程目标的清单，写下你在接下来六个月之内想完成的工作。
目标除了要具有明确性之外，它还必须是可完成，并且发自你内心深处的，也就是那些你真正想要，并且愿意为它努力的事物。记住这些目标是在任何时候均可以改变的，你最重要的工作之一就是重新检视你的目标清单，将它们修正为最符合你目前愿望的目标。这份清单应代表你对所欲达到的目标目前最佳的判断和状况。
现在，分析你的清单，它可能包含了比你能完成的事物更多的目标，因此请你安排先后顺序。在每一类目标中选取三至四个你认为最重要的目标，并把它们写在你每天都可以看到的地方。背诵它们。并每天问自己一百次：「我现在做的事是否正使我更接近目标？」如果答案是否定的，就想办法减少这样的工作，把它转移给他人或者把它放在最后的顺序，在你最不富生产力时来完成它。
节省时间的第一步——计划
没有一个足球教练会在毫无计划之下将球队派出赴战。但事实上，这个计划并非神圣不可侵犯，因为随着比赛的进行与变化，原先定好的计划也必须随着不断的修正。但在一开始时能有一个计划，对全盘大局十分重要
在日常生活中，每一天、每一星期，你都需要一个这样的计划，否则你的时间就被随时加诸于你的事情所占据。往往，别人的举动会影响你做事的先后顺序，而且你会发现你将大部份的时间都花在解决问题上而非用在制造机会和把握机会。
在做时间分配计划时，先将一天要做的事列出一大略的行程表，而每天的行程表中必须有二或三件你必须完成的工作。每日的主要工作中又必须有一件是和你一生计划的主要目标有关。在每星期四或星期五时，你就必须为下星期做计划了。
切记，没有另一种方法比事先做好时间分配计划更能有效运用时间。研究证明了常识所说的：「在做一件事之前，花愈多的时间做好计划，便能愈快达成任务。」千万别让今天繁忙的工作占去你做计划的时间。
时间分配计划的理念——确定先后次序个人管理指南www.istudy.info收集整理
决定事情先后顺序的方法有二：依事情的紧迫与否，或依事情的重要性。
大部份的人都依事情的紧迫与否来决定先后顺序，这也是为什么他们花许多时间来救火，但却从未开始着手一项计划，直到事情逼到眼前非做不可为止。
如果你是依事情的紧迫与否来决定先后顺序，则可能有下列三种情况出现：
(1)非得今天做完不可。
(2)应该在今天做完。
(3)应该在某一时间内做完，但现在还不急。
以这三种类别来看，如果你现在准备去办好退税手续，其截止日期是一月三十一日。很显然的，这件事不属于第一类，因为现在离职截止日期还有二个半月的时间。这件事或许可以归在第二类，但也或许不，因为时间上并不急迫。最常见的是被归在第三类，也就是不到接近截止日期时你不会去做。在那时候，你将发现很难找到专家来帮你忙，而且也无法如你所办。但到了明年一切依旧重演。
我认为事情先后顺序应首先依重要性来定，然后再考虑紧迫与否。因此，你必须把要做的事列成一张表，然后仔细检视每一项目并自问：「这件工作是否能让我向一生的目标更迈进一步，或者有助于我的短程计划？」如果是的，在它旁边打个星号，然后在你打星号的项目卜用阿拉伯数字标出你要做的先后顺序。先后顺序的决定要考虑两项因素：紧迫性以及所花费的时间和获利的比率。
所费时间与获利的比率是一个简单的让我们认清何以一件工作比另一件重要，比另一件紧迫的方法。如果一件工作获利很丰而所花费的时间又很少，当然值得将它摆在第一位去做。例如，你一天中最重要的工作就是准备报告，这件工作将花掉你一天中大部份的时间。但如果你还有些次要的工作需派人处理，那么你在开始写报告前花几分钟的时间将工作分配给别人，就是让这些人有更多的时间做好这些事情，所以何乐而不为呢？
另一个处理重要事情的方法就是后面我们会谈到的「巴瑞图原理」，也就是不在一天刚开始时就处理这一天最重要的事情，而是将这最重要的事放在一天中不会被打扰的时段来处理。
当你将画上星号的重要事情用阿拉伯数字排列出先后顺序后，你便可依计划行事。然后，你会发现你一天的工作效率高出原先许多，而且比以前每次要开始一项新工作便要重新决定先后顺序好得多。