谁是真正的绊脚石?——尊重属下的时间
如果你身为上司,你就有机会被属下视为妨碍他们有效运用时间的绊脚石。「被老板打断」。「老板强加的额外工作」、「老板犹豫不决」等都是经常看到与时间运用困扰有关的话题。你的属下或许因为太客气或太害羞而没坦白的告诉你,但事实上,你多少都会带给他们时间运用的困扰。
这时候,你必须谦虚一点,向属下表明你知道有时候他们的工作比你的工作紧急,所以万一有冲突时他们必须自己做判断,或者与你商讨一下情况,而不是一昧的将上司交代下来的工作优先处理。
要主动鼓励属下考虑时间运用的问题,并且当他们认为你交代的工作是浪费时间或毫无用处时,要向你反应。
此外,必须要求属下有个工作时间表,但先决条件是你也须依照工作时间表行事,否则属下会认为你自认无所不知、无所不能而心怀不满。(但事实上,你的确比属下更需要有效掌握时间的技巧,由于你身分和地位的关系,你的成败影响也较大。而且,你的地位愈高,你可浪费的时间愈少,因为许多决策者和时间因素息息相关。)
要让属下常为如何协助老板着想。让他们了解你知道他们所做的一切对你在控制时间上有多大的影响,并且尊重他们的时间,好让他们也能尊重你的时间。
管理者的多事——职员当权时间
派遣工作指的是上司依属下的能力与职责,分派给他们合适的工作,并付予相当的权力,使其能将工作完成。但是情况整个反过来的,也是屡见不鲜。一个职员经常将没有完成的工作,交回给老板去做,而这项工作本应是由下阶层的人员来完成。这种情形不但使得老板多做了许多下层职员应该做的事,而且也阻碍了下属职员的成长。如果这个老板想把事情办好,并少负些工作量的话,那么下属职员的成长是必要的。
在「哈佛企业评论」(HARVARD BUSINESS REVIEW)的一篇论文中,作者威廉安肯二世(WILLBAM ONCKEN,JR.)及唐纳华斯(DONALD L. WASS),对于他们所谓的「职员当权时间」,做了一番知性的分析:
我们想象有一位经理级人物正在走道上行走,他注意到他的一个下属职员甲先生正朝着地走来。当他们擦肩而过之际,甲先生向经理打招呼说:「经理早!我有一个问题要顺便向您报告……」正当甲先生在叙述的时候,这位经理发现这个问题与其它所有的问题一样,有相同的两个特点,即这位经理对此事(A)有相当程度的认识。(B)但认识的程度无法使他当场做决定。最后,他只好说:「很高兴你提出此事。但我现在正赶时间,无法立即作答。让我想想如何是好,再告诉你怎么办。﹂然后两人就分手了。
让我们来分析刚才所发生的事情。在这两个人会面之前,这只「猴子」是骑在谁的背上?职员的背上。他们分手之后,「猴子」在谁的背上呢?经理的背上。﹁职员当权时间﹂在猴子成功地由下属背上跳到上司背上时开始,一直至猴子归还给主人去照顾饲养时才停止。
向上派遣工作,最常见的形式就是,下属职员将未完成的工作交给其上司,希望上司能替他做困难的抉择、找出可能的错处,或甚至替他修饰收尾。如果下属得以脱身,如愿以偿的话,那多半是因为其主管认为他们能更轻松愉快地把事情办好。这或许有道理,但经理的工作是要管理经营,而不是替他人捉刀,为他人办事的。
要解决往上派遣工作的唯一方法,就是把这个球马上再扔回给你的属下。一旦当他们有困难,习惯性地来找你,要你做决定时,你就反问他们:「你认为那个方法比较好呢?」强迫他们自己决定。除非他们有可能犯下重大的错误,否则不要左右他们的想法。
在此顺带一提,如果你的属下习惯于将所有事情都留给你来做主,那很可能是你造成的。问间你自己,是否授权给他们去做应做之事。如果没有,你也不能怪他们把没做完的事情,交回给你去办了。
同时要记得:一个好的主管永远显现出忧虑关切的表情,但只是从旁协助辅导而已。