不自觉的浪费时间——备忘录
「每天信件处理完毕后，就是备忘录时间了。这段时间内，每个人致送他人一份备忘录。如果你没有任何特别指示或报告，也致送一份无事可报的备忘录。这个措施提供了交换讯息的机会，并可采用专为提供讯息而设计的蓝色备忘录函。」——取自班契利着「由九至五」一书。
写备忘录有时可能会成为一项非常浪费时间的工作。除了必须的叙述、打字、修改、重打、分送、阅读、答复及将备忘录归档的工作外，尚有另一项危险：它通常会鼓励人们拖延工作。你借着写备忘录表示你正在做某一件事，你使自己相信工作正在进行，或是你已完成某件事。那么你就觉得心中对工作要求的压力小了一点，因此你可以透一透气。但你需要压力感以完成工作，不是吗？
要谨记于心的第二件事是纸上沟通通常是单向式沟通。除非另一人回函给你，否则你将得不到你需要的回馈——那些使你确定你的要求已获他人了解而产生的反应、疑问、建议及辩论。
也请记得人们在书写时总比讨论时显得小心翼翼。人们在书写时会变得小心而谨慎，如果你想得到对某人工作的真实评价，你不会要他人写份报告，甚至也不会太信赖一份私人报告。从一通电话中，你将可获得较诚实的评价。
再想想写备忘录要浪费的时间！
所以要避免用备忘录进行交谈、协议或寻求一致。备忘录只宜用在宣告、确定、澄清及提醒某事时使用。
向军方学习——检讨报告
当你开完年度会议之后，在收拾行装、结清账单之前，先找个安静的角落坐下来，列出两张清单：一张是你所做且正确的事，另一张是所做错误之事。然后把这份数据归档以备下年度的会议之用。此种做法在军方称之为「行动后报告」（检讨报告）。
这是军方的繁文褥节中可取、且值得大小公司行号采行的方法。任何稍具重要性的活动，无论是会议、团体行动、或载运货品，都可以利用这种报告。记忆力是靠不住的，一年之后，你可能已忘记这次所学到的宝贵教训。
简短的书面报告，记录所发生事情的原因，以及下次应如何处理会更好更快的建议事项。这样能够节省许多的时间及精力。
与会人士一律不必出席——电话会议
我相信节省时间的方法中，最少为人利用的就是电话会议。
电话会议是以电话来举行会议，人数及所在地都没有限制。只要拨个「0」，告诉接线生人名及电话号码，就可以召开电话会议。当然。如果事先你已先通知了要参加会议的人，他们会在家等侯，而且也知道会议的内容，那么就更方便了。
许多人利用电话会议，使在不同城市的人能聚集在一起，但他们却忘记同样的方法，也可以用在同一个地区。举例来说，如果你是学校家长会的主席，有事情想与委员会的委员们讨论。有一个方法是召开会议，这样一来，所有与会人士整个晚上的时间将全部泡汤。如果以电话会议将大家聚集在一起，在几分钟之内就能把事情办好，而所花的电话费也是微不足道的。
[注]：电话会议的另一个好处是：当人们知道要以分钟计费时，他们会事先做好准备，讨论时讲话也比较简洁。个人管理指南www.istudy.info收集整理
附带说明：
本书作者撰写本文时，在美国召开一个当地的四方电话会议，费用是头三分钟美金一点八零元，以后每分钟三十五分钱。纽约、旧金山、芝加哥、亚特兰大四地联机，三分钟的费用是八点五零元。