随身携带的秘书——口述用录音机
口述的内容是由速记员记下，或是用录音机录下来？这问题因个人的喜好，而永远无法获得解决。有些人对于面对冰冷、无人性的机器讲话，觉得有心理障碍。更有许多速记员，在花了许多工夫磨练其速记技巧后，对录音机、录音带更是产生了敌意。以这两种方式各口述了数千封信之后，我选择用录音机。
使用录音机的好处是显而易见的。你可以用平常讲话的速度来口述，随时需要均可暂停，以便查证数据或重新整理思绪，暂停时间长短不拘，且不会浪费他人的时间。如有遗漏之处，秘书小姐可以迥带，重新把这段落再听一次，而不必打断你的思绪要求重复。而且用录音机口述，不受时间地点的限制；可以在秘书小姐做其它事情的时侯，也可以单独在办公室的时侯，可以在旅馆里，也可以在车上。例如：威廉巴克利二世每星期接到约六百封信，而大部份的信，他都亲自回复。有相当数量的回信，都是他利用开车的时间，在车上处理的。个人管理指南www.istudy.info收集整理
最没有效率的方法，是以普通书写方式将信写好，再由秘书小姐打字打在信纸上。大概只有一星期才写一封信的人，能够经得起这种时间的浪费。如果你没有口述用录音机，而且也不喜欢速记员记录的话，可以试试「重点提要」，然后让秘书小姐把它们串连成一封信或草稿。许多大忙人都是用这种方法来处理信件的。
使用录音机，有一点要注意的：许多人对着机器讲话就滔滔不绝，不必要的话讲太多。应该尽量简明扼要才是。
你还能专心的办公吗？——混乱的办公桌
有的人把杂乱当做是分门别类的方式。他们的办公桌上永远都有文件漩涡般地散放着，然后他们以为最重要的文件会自动浮到上面来。这是他们工作的方式。这种方法对某些人似乎还满行得通的。如果行得通，我也不加以干涉；如果要这些人保持桌面的整洁，就好像要他们穿上紧身夹克一般难受。（注）通常办公桌乱七八糟，而又能把事情办好的人，都是因为有个秩序井然、有条不紊的秘书或助理人员，来弥补他们的紊乱。
但大部份的情况是行不通的。混乱的桌面使人无法专心地从事某一项工作，因为你的视线不断地为其它的事物所吸引而转移注意力。杂乱也会使人紧张并有挫折感，这种感觉使人觉得精神散乱，而且好像有被「积雪」压在下面的沉重感。
一旦发现你的办公桌零乱无头绪时，花点时间整理一下。把所有的文件纸张，全部迭成一迭，重新再看过一次，并尽量使你的字纸篓发挥功能，把留下来的文件归成下列几类：
（1）立即处理
（2）次要
（3）待办
（4）参考数据
把第一迭文件中最高优先的那一项，摆到你办公桌的正中央，然后把其地所有的东西，都移到视线之外，放到旁边的小桌上，或是抽屉裹。这样也可以提醒你，不要忘记其它较次要的工作。但一定要记住，一次只能想一件事，一次只能办一件事；所以先选择你认为是最重要的一项，并集中所有的注意力来办此事。
每天下班回家前，把办公桌稍事整理，是个标准的好方法。这样能使第二天的工作，有个好开始。
至于桌上摆的一些装饰品，如家人的相片、有纪念性的镇纸、时钟、温度计、以及其它的小摆设等，我在此提供一个良心的建议——为何不把这些东西都摆到一个架子上，这样就不会占据你宝贵的工作空间，也不会在视觉上使你分心。
没有安全感的明显症状——副本个人管理指南www.istudy.info收集整理
过多的记录保存，是感觉不安全的症状。
想想看，你使用各种档案数据的频率为何，多久使用一次？看看每一份数据，然后问自己：「如果这份档案不存在的话，会发生的事情中最糟糕的是什么？」你会发现大部份时候，答案是「没事」。如果你真需要这份资料，或许还可以从其它同事的档案中找到。或者打个电话就可查到，或甚至找不到也无所谓。
这并不表示，一般综合性的档案没有用处，但问题在于它们的用处，是否大到值得花那么多时间及精力，来保存与更新。估计一下保存下列对象所需的时间：如旧的公司报表、例行的规章、他人所写便条的影本等等。试问如果将保存这些文件的时间，用在朝向主要目标前进的事物上，公司会比现在进步多少？
保持效率的大功臣——垃圾桶
如果你有一个典型的办公室，那么你的档案中所保存的数据，约有四分之三应该丢进垃圾桶里。未能将垃圾桶充分加以利用，曾导致档案柜拥挤、办公桌零乱、办事员工作过度、及头脑不清。
要冷酷无情地把文件纸张扔进垃圾桶里，而不要放进档案里保存。备忘录是绝对不需归档保存的，例如例行的通知或公司里其它地方已有保存的，如开会通知、无效的指令、其它部门的出版品、或公司报表等这些东西。只有那些以后会再利用参考的数据，及其它地方找王到的文件，才需
要归档保存。
如果你觉得丢进垃圾桶的东西数量太多，就想办法使一部份，不要送到你的办公桌上来。或许你的秘书小姐可以直接将一些无用的文件信函送入垃圾桶中，以保持你「进来」格子的清爽。也可以要求将你的名字，由很少读的期刊名单或对你无用的公司信函名单中删除。除此之外，最荒谬的事莫过于必须先看某项文件后，才决定是否应该要看。