管理时间十一招——有效地处理往来信函
如何快速又有效地处理往来信函：
（1）如可能，将来信分别等级并分类。如果拆开的是自己的信，边拆边分类（垃圾桶随侍在侧）。
（2）每一封信只经手一次。该办的，立即就办（要调查、转交、打电话、回复等），而不要拖延行动。
（3）如果回答十分简短，可以直接写在来信上，寄回给寄信人，以影本留底归档。
（4）如果可能，将你的口述记在录音带上。（参考本书「口述用录音机」一节）
（5）例行的信函，可以用表格信件或表格段落来书写或回复。
（6）不要一再修改。要求完美会浪费很多时间。
（7）简明扼要。不要玩弄文字游戏，造成困惑。
（8）如果信件内容很长，口述前先将大纲列出。
（9）避免不必要的副本，因为会浪费他人的时间去制作、分发、归档、或阅读。
（10）公司内部信函，可以用「快速信件」（SPEED LETTER）的表格来书写，复写纸已经插好，还有预留的回复空间。
（11）如果可以电话解决，不要写信。特务是要交涉事项或交换意见时，打电话或当面谈较直接了当，而不要用书面传达。字条的功用是要宣布、提醒、确认、或澄清。个人管理指南www.istudy.info收集整理
你会处理文件吗？——文件工作测验
西方有句俗话说：「在一个地方处理所有的事情，也让每件东西都各得其所。」这句话尤其适用于文书工作。因为如果能建立一套完善的文书整理程序，你就大可不必把时间和精神花在找数据上，而可专注于这些文件的内容。
这个测验的目的不是在帮你找出标准答案，因为根本没有「标准」答案。同样的一个文件，有人会把它交给秘书处理，有人会将它归档，这两种方法都没有错，只要做这件事的人是依照惯例或既定的规则行事，而不是在犹豫不决下任意搪塞。所以当你做此项测验时，你只须很快的依照平日你「可能怎么做」回答，而不要依承认为「应该怎么做」回答。如果你对以下的某一项问题觉得需要思考一下，或是想暂时搁到一边等一下再作答的话，你可打上一个问号。如果你打了二或三个以上的问号，就表示你必须建立一套更好的方法来处理你的文件。
你可能会把以下这些文件放在那里？
（1）你购物的账单。
（2）商业报导。里面有些好文章值得一读但你现在没时间读。
（3）老板交给你的通知，要你下星期一去参加一个会议。
（4）一所商学院寄来的问卷，问你对于人事管理上的意见。
（5）属下交给你的资料。你将用以准备你下一次的业务报告。
（6）一封须立刻回复的信，但你还得先打几个电话后才能决定回信内容。
（7）一位你经常联络的朋友寄来的信，告知你他的新地址和电话号码。
（8）公司中另一个部门送来的通知，要几份你的部门所作报告的影印本。
（9）一家销售商业表格的公司所寄来的产品介绍小册子。你觉得有些表格或许用得着，但你又不十分确定。
（10）客户寄来的抱怨信。
（11）人事部门送来关于人事考核程序的备忘录。
（12）你自己写下的备忘录，用来提醒自己明年要早点开始做预算计划。
虽然，测验中的问题并没有标准答案，但如果违反了以下有效运用时间的原则，那么你的答案就错了：
（1）如果你没有一个固定的方法处理账单，你和你的债权人麻烦可都大了！最好是能将账单从书桌里拿出来把它付了，或是交给一个能尽快替你付帐的人，再不然就把账单归在某日该付清的档案里。
（2）不论你在做什么，都不要把杂志放在桌上，因为它会分散你的注意力，影响你办正事的效率。把杂志等读物放在另一个桌上或是抽屉、书架等能和书桌分开的地方。
（3）如果一个通知上只有会议的时间和日期，将时间和日期记在你桌上或口袋里的日历手册上，然后就可将通知扔掉。否则这些通知不但浪费你档案的空间，也浪费你归档的时间。但是，如果这份通知中还包括详细的会议程序、会议中要讨论的数据，你必须带着这份通知出席会议，这个时候你就得将这份通知归在属于「未来」部份的档案里。
（4）接到问卷时要立刻决定（不是等一下）是否要作答。如果不要就让问卷进垃圾桶。如果你要作答，就立刻写完，然后送走。——永远保持桌上一次处理一份文件的原则。
（5）属下送来的数据可以归在要准备做报告那一天的档案里。或者以类别归档，原则是能让你在要准备报告时找得到。但是，在你尚末要准备这份报告前，不要让这些资料来打扰你。
（6）你打电话时把信放在书桌中央，这样你就可以一边讲电话一边记录下如何回复这封信，并且在开始着手其它事情前先把信处理掉。但如果你还要等几个回电才能回复这封信时，你须暂时将这封信归在「未解决完」一类的档案里或是抽屉中，不要让它一直打扰你。个人管理指南www.istudy.info收集整理
（7）将新地址和电话号码记在你私人的通讯簿中，就可把原信扔掉。但如果公司中有其它人也想知道此人的通讯处，可将这封信传阅。
（8）将报告的影印本立刻送交需要的部门，但在正本上加上附注或另加一页以为标示说明，如这类例外的事情必须要有正式的传送记录。
（9）如果你无法确定，就把小册于扔到字纸篓里，或者把它交给负责这类工作的人来处理。但绝不可因为犹豫不决就把它放在桌子上。
（10）如果你有听写机，你可以立刻把要回的信用听写机录下。如果你有个速记员，你就可以将信暂搁一边，等一下再将回信内容口述给速记员并处理。但另一个值得考虑的方法是，不用信件，直接用电话回答。然后把在电话中的谈话内容写在客户寄来的信上，然后归档。
（11）如果这真的值得你留下来，就应立刻把它放到人事档案里，或交给负责人事档案的人。如果其中的内容只是些一般性的而且不重要的东西，心里大略知道内容是什么后就可以扔了。但必须记住这是由那个部门送过来的，以便有一天需要时还可向那个部门要一份副本。总之，简单的说就是——若有所迟疑，就扔了。
（12）你应建立起一套方法，以便能定时的提醒自已该为未来先做那些工作。这些工作应该是依日期先后记在记事本上，而不是依类别而归档，这样的话，你才可不必时时去找档案。
除了分析你的文件处理的工作是否明确固定之外，对于文件处理的工作是否依照分工的原则也很重要。例如，这个测验中的许多项目都应交给秘书或助理来处理。你作答完毕后，剩下的就是想想看你是否以理性的方式来处理你每一项工作。