浪费的时间和金钱——不必要的纸上作业
若以节省金钱的观点，对那些不能了解「简化过程以节省时间」这项重要原则的人们加以解释，相信可以使他们较能了解它的重要性。
假设你目前正经营一家小企业，并且需要以月薪一百美元雇用一名职员来处理不必要的纪录、档案、信件及其它的纸上作业。假定你的利润为销售额的百分之五，这表示，你需多销出十万零四千元的产品，才够支付这名职员的薪水——这还不包括他的福利金。
换个方式说就是，每一项经费的减少可为沌利润增加百分之百匀余额。而除去浪费时高的报告、建档过程、过度的纸上沟通及其它不必要的纸上作业将是节约经费的良好开始。一般经费削减的努力通常限于那些明显的目标，如新设备、广告预算、旅游及节省能源，而如何节省时罚以达到节省经费的努力却甚少被注意。
古谚说：「时高就是金钱。」你最好相信它！
纸上作业——马克．史宾塞公司的经验
一九五六年，亿万富翁英国马克．史宾塞公司总裁马克有一天在街上注意到其零售连锁店之一的商店，在晚间打烊后仍有灯亮着，他入内查询，发现两有名职员正在加班储存卡片。他才知道每年大约有一百万张这样的卡片送要伦到总敦总公司，以为盘存量的依据。他要有关部门进行一项对卡片功能的研究，结果发现它们的用处不大不大。因此采用一项了解盘存量更简单的方式是点子检查法，更进一步甚至让仓房职员注意货物储量，减少时就再请送货。
这项努力的成功使该公司更一度发动英国境内所见最大型的纸上作业对抗战。每一项表格、档案及过程性的纸上作业全经过严密的审查，每一个僚属接到指示问自己这个问题：「． 如果我们除掉这些纸张，整个企业是否会垮台？」他们的座右铭是：「如果你不确定是否需要一份文件，就把
它扔掉！」 。
一年之内，他们共扔掉了二千五白万张卡片与纸张，重达一百二十公吨。比如工作日志卡就一年中被扔掉了一百万张。此后均采用由主管来决定何人每日工作情况佳，何者不佳的审核方式。个人管理指南www.istudy.info收集整理
这项纸张大战并非五分钟热度，自当时起到现在，经由简化及去除纸上作业以节约时间的方法已成该公司长期努力的方向，且功效显著。
马克，史宾塞公司运作方式的主要信念是——人们是可信任的，经理人员在大原则之下，拥有较多自由时，和以往被装满细节指示的报告束缚时，比较起来表现得更佳。
另一项重要的理念基础是关于「合理的近似」这种想法的应用，它主张为实用的目的获得足够近似的数字将比为求数字本身完美无疵的苦斗更有效率。
美国及其它地方的公司也对马克．史实塞经验加以研究，并从中获得益处。例如哥伦比亚广播公司数年前实行了一项清理文件系统的行动，并除去一千五百万张档案数据。一家大石油公司努力地清除了五分之二的记录，并将新的档案处经费由原来的每年二万美元降为五千美元。
仔细检查你自己办公室的纸上作业，看看是否每份报告、每份影印本、每张问卷、每个档案真值得它所花去的时间与精力。然后应用马克的原则：「如果你不确定，就把它扔掉。」
建立档案的两项原则——精简、专责
（1）通则是：保存一份有份量的档案比收集一大堆内容贫乏的档案为佳。
将档案分门别类归档，看来似乎很有效率，但事实上门类愈多，因个人对文件主旨类别解释不同而造成的错误也更多。当然，要从一份内容丰富的资料中找到你要的数据确实要耗去较多的时间，但因此而节省下取档归档及避免分类错误的时间，就足以补偿阅读的时间。
当然所谓的份量也要在合理的范围内，若一份档案五花八门又数量繁多 ，就达不到精简的效果了。
（2）档案应由专人全权处理。老板不要插手档案管理人员的工作，也不要下达建立某一特殊类别档案的命令。因为老板与档案人员的想法很少是一致的。
安全感可以包装吗？——档案的增殖
当马克暨史宾塞这家英国商业公司展开它著名的文件大战时，他们发现可废除三分之二的档案。在有效的档案系统建立了十年后的今天，该公司一位主要负责人说：「我记得迄今只有两次我们没有从档案中找到所需的数据。」这是清除掉以吨计的庞大无用档案所需付上的小小代价！
档案过多的理由是在我们在决定是否要保存某项文件时，向自己问错了问题。我们问：「想想看我是否有一天还会用到这些资料？」答案通常是肯定的（因为每一件事都是可「想想看的」），所以我们把所有的数据都堆入档案柜中。
事实上，我们应该问自己：「如果有一天我需要这份数据却得不到时，我将如何？」而通常是当你没有这些数据时，你仍然能顺利进行。如果这项数据真是不可缺时，通常它不难得到。举个例子，你为什么要收集公司员工的出版物资料？因为当你真正需要这方面的资料时，可以直接打电话给出版部询问而得。为什么要储起人事处宣布下星期一放假的备忘录？只要把它记在日历上，然后把备忘录给扔掉。而当你知道手边的文件是人事室档案的副本，那么把这份文件清除后最糟的结果就是打电话给人事室，请他们再影印一本或是提供你所需的数据。
保存过多的文件是一种不安全感与防卫思想的表现。这代表你对资料
的保存比对达成工作目标更为关切，你的思想以过去的经验与成就为念，而较少注意现在。除非你是在图书馆工作，且你的工作内容恰巧就是累积资料，否则就遵从马克暨史宾塞公司的座右铭：「如果你不确定是否需要一份文件，就把它扔掉!」