不要梦想人脑会变大——信息过剩个人管理指南www.istudy.info收集整理
办公室中的复制机、微影片、立即印刷机、录像机，以及其它更多的现代科技产品，这些设备都有一项共同的目的：使人脑能吸收更多的信息。但没有一项设备能够增加人脑吸收信息的容量。
社会经济学者鲍定说：「社会系统的重要因素不是信息，而是知识。计算机的工作是处理信息。但另一方面，知识却造成数据的减少，而非数据
的过剩。事实上，这就是一个组织的用处。有人称组织为垃圾桶体系。换句话说，就是一个防止所有信息都推进决策者桌上的系统。否则，这名决策者将遭遇信息过剩的问题。」
这也是反对速读者提出的一项理由。即使人们以平常的速度阅读，也已获得了比他们能真正吸收的信息还要多，那么为什么要使输入的速度加倍呢——尤其是对那些能以每秒数千字速度输入的数据？
对于那些像洪水般涌进的印刷品及信件的处理。你可请秘书先行检阅，或在拆信封时就准备好垃圾桶，但这么做对一些公司内部的纸上作业文件的处理则较为困难。
内部纸上沟通文件过剩的原因有二：
（1）没有做好分层负责的工作：如果属下自认没有处理某一问题的能力，他们将会把整个案例呈给老板，包括一切的细节，然后等着老板替他们
做决定。
（2）依照程序，而不依照目标从事管理：人们感到他们的工作成败是以和上司相处的情形，而不是以完成组织目标为评价标准时，纸上作业就会增加——那些备忘录及报告的增加正是属下遵照程序的最佳明证。
向你的属下说明清楚，你希望得知目标完成的进度，并且只希望知道值得你注意的有关事项。告诉他们你不想被一大堆例行的资料所烦扰，而不能集中注意力在真正重要的事上。
看得见的损失——干扰
你不可能消除干扰。事实上，大多数的干扰都是满足你自己的要求所必须付上的代价。与一位顾客谈话，回答一名职员的出题，回老板的电话——这些都与你的工作有关。
然而，你仍有机会再使被干扰的数量减至最低，而且你也必须这样做。因为一小时的集中努力比两小时分隔成十或二十分钟的片段要好得多。被人打扰之后，你得花时间重新集中精神，培养灵感——尤其是隔天或几小时以后才再度着手做一份计划的时候。
所以这里有几项建议供您参考：
（1）最好记下几天之中接到的电话，然后分析它们的来源。你是否经常接到打给别人的电话，或一些无关紧要的打扰？春看怎么除去它们。
举个例子，总机小姐也许不知道要询问打电话来的人一些问题，以确定他所要找的人为何。或是公司内部电话号码簿中的职务头衔有错误，不能明确表现公司各部门的工作，甚至是过期的数据。这些事虽看来很琐碎，但如果真是错误电话的肇因，则需注意及处理。
但另一种更基本的干扰是因为缺乏有效的沟通系统。如果公司成员不知道发行新价格的清单和休假表的时间，或是减薪的理由，他们必定会去打扰某一个人——不论是用电话或亲赴询问，他们总要找出原因。
（2）对电话采取回电的方法：有些人物极端重要，必须随即回电。但对其他那些非紧急的电话，请秘书记下姓名及电话，以便你在有空的时间回电给对方。或用「我十一点半再打电话给你」这句简短的话回某人打进来的电话，将可使干扰程度降至最低，然后在午餐前或下班前，当人们最没有心情聊天的时侯，将整批电话做回复，将可使你更有效率。
许多人喜欢随时接电话以显示他们的平易近人。如果这种方式与你的工作型态相合，这样很好，没有问题。但大多数人会发现长期下来，整批回电的方式将更节省时间。
（3）在一开始就设定谈话的口气。你可用一种礼貌的口吻开始：「我能为你效劳吗？」这表示你不但想表现友善，也希望以有效率的方式公事公办。另一方面，如果你用轻松愉悦的口气说：「真高兴接到你的电话，近来好吗？」你就已表示了你有时间闲磨牙，这段谈话时间一定很长。当然，亲往拜访时的情形也是一样的。
（4）订立一个打电话及咨询的时间：在办公室时，若人们能让别人知道什么时侯可以去找他或什么时候他不愿受打扰的话，将是极有助益的方式。如果你进一步说明你较喜欢在——比如说早上九点半以前及十一点半之后，接听电话与接见人员，或是在下午三点以前及四点半以后做同样的事，你的同事会体谅这种安排的必要性，不会遭到他们的反对。这样做使你在早上及下午均得到一段足够的时间来从事主要的计划工作。当然，你应解释这只是一个大的原则，若属紧急事件则应立即让你知道。
（5）如果你的工作允许，可考虑偶尔花一个早上，甚至整天在家里工作，那儿的打扰可能较少。个人管理指南www.istudy.info收集整理
（6）如果大部份的打扰均来自你的上司，不要以为你必须忍受它们。找一个适当的时间（也许不要在他们刚好打扰你的时候）向他们解释你正在试图作更好的时间控制，因此是否可以安排彼此每天都方便的时间来讨谕例行公事。你的老板可能会欣赏你尝试更有效率工作的态度，并且了解每个人，甚至老板也必须注意控制时间的方法。