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本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析。
会议耽误的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆会议没有适当的准备，或者没有会议目的。
◆会议没有议程。
◆开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。
◆开会没有计划。
◆会议过多或会议时间过长。
◆不能准时开会，或者不能准时散会。
◆开会时有外来干扰。
◆讨论脱离议程的内容浪费时间。
◆会议没有结论，甚至会而无议，议而未决。
◆没有追踪对会议的执行情况。
解决的方法
针对以上会议搁置的不同原因，应有各自解决的方法。
(1)会议要有目的，没有目的就不开会如果有可能就应该把会议的目的写下来，一定要让所有参与会议的人都了解。
(2)召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。
(3)对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法派得上用场的人才应该参加会议。
(4)安排适当的计划做很多事情都一定要有ＰDCA(Ｐ是计划，D是执行，C是检查，A是行动)。一个没有计划的会议就是一个失败的会议。
(5)会议的时间和次数要适当
调查大家是否愿意列席会议，把拖很长的会议时间尽量减少，评估需要何人参加，何种资料，是否需要协调，然后安排开会的时间。
(6)务必准时开会与散会
为了迟到者而耽搁开会时间，等于惩罚准时出席的人，奖励迟到的人。
主持会议的人或者会议主席，应该把握时间的进度才不会浪费时间，这客观上就是节省了大家的时间。
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