我们都在使用E-mail, 但是我们有时使用的过多, 或是不合适地使用它. 我们需要更严谨些使用E-mail来确保我们的产出. 以下是一些技巧.
1. 对不同目的的邮件使用不同的邮箱
这样做比较好. 举例子来说, 你可以用一个邮箱处理商务信函而另一个处理社交活动. 这样, 你可以晚上去检查个人的收件箱而不用去考虑商业事宜. 老板的一份重要邮件可能会毁掉你的晚上或是周末. 一天之末, 你一定希望远离工作. 不要让Email把你变成工作的奴隶. 有些人可能感到两个收件箱不方便, 但是考虑到带来的好处, 不方便就不算什么了.
2.Email并不总是保持联系的最佳方式.
如果你和某人之间有要事相商, 或是对某人失望, Email并不是一个交谈的好方法. 能面谈最好.
3.当面说不出口的话, 信件里最好也不要说.
这个建议以前就谈过. 但是还是值得提醒我们自己注意礼貌, 避免不必要的鲁莽. 否则我们迟早会后悔. 在Email中用到鲁莽的语言很容易, 我们一定要小心.
4. 起一个好标题.
许多人不重视标题. 如果主题变化了, 那么就不要使用"re:xxxx"这样的格式了. 一个好的标题将增加你的邮件被阅读的机会, 相反, 不好的标题将可能使人把你的邮件搁置着, 或是当作垃圾邮件.
5. 用规范的语言.
这是电子邮件, 就是说, 我们不应该使用孩子般的语言, 或是你在短信息中输入的简略语言. 如果你没有时间来很好的回复邮件, 那么请等到有时间的时候再来. 邮件应当简明扼要, 当这并不意味着文法不当, 文章不通.
6. 简明扼要.
邮件应当简明扼要. 当文字太长的时候, 可以分块化, 使之方便阅读. 但最好每一段少于五句话, 这样写起来也好, 读起来也方便.
7. 及时回复重要邮件.
收到重要邮件的时候, 请及时回复之, 告知对方你已经收到. 否则对方将不确定你是否收到. 回复不需要很长, 简短就可以了.
8. 建立回复模板.
如果你自己经常需要回复相似的内容, 那么可以在草稿箱内建立一份回复模板. 这样将节省很多时间.
9. 回复所有人的时候, 要小心.
你一定不希望你给某个人的邮件被很多人都看见, 所以要很小心.
10. 编辑你的签名.
有一份签名将显得更加专业, 也让你免得输入相同重复的信息. 记住, 人们可能希望用各种方式联系到你, 所以在签名中, 加上你的电话号码和地址. 如果有其他的站点相关的话, 那么也可以加上. 这样将使人们有更多的机会了解你.